تنوع و ازدیاد مستندات و از همه مهمتر اشغال بیش از حد فضا توسط این مستندات باعث شده است تا تمامی سازمان‌ها، کارخانه‌ها، شرکت‌ها و صاحبان صنایع مختلف برای سهولت بازیابی اطلاعات موجود و مورد احتیاج در این مستندات به فکر ایجاد یک پایگاه داده مناسب و بهره‌گیری از فرم‌های مختلف برای مکانیزه نمودن سیستم مدیریت مستندات خود باشند. آنچه که هم اکنون با وجود سیستم‌های متفاوت و حجم بالای مستندات مطرح می‌شود، یافتن راه‌حلی برای نگهداری و بازیابی اسناد و مدارک موجود در سازمان است.
نیاز به ارائه خدمات تخصصی بایگانی اسناد باعث گردید که شرکت فرا رایان اندیشان باتیس با دارا بودن تجهیزات کامل سخت افزاری از جمله انواع اسکنرهای اسنادی، نقشه ، کتاب و سایر تجهیزات رایانه ای مورد نیاز و نرم افزار مدیریت اسناد آلفرسکو و توان نیروی انسانی متخصص در زمینه های مختلف بتواند پروژه‌های متعددی را در ارگانها و نهادهای مختلف دولتی و خصوصی با موفقیت به انجام رساند.
نرم افزار مدیریت اسناد
سامانۀ مدیریت محتوای Alfresco یک سامانۀ سازمانی متن باز و رایگان به زبان جاوا بوده و در زمینه‌هایی همچون مدیریت اسناد، مدیریت سوابق، مدیریت دانش، مدیریت محتوای تحت وب و مشارکتی کاربرد دارد.
Alfresco از فناوری‌های متن باز و پرکاربردی همچون Spring، Solr و LibreOffice استفاده کرده و همچنین CMIS و REST را پشتیبانی می‌کند.
توسعۀ Alfresco با استفاده از Web Script، میسر بوده و با بهره‌گیری از استانداردها و پروتکل‌هایی مانند CIFS، NFS، FTP، WebDAV، SharePoint، SMTP و IMAP، فرایند کار با محتوا آسان شده است.
مهمترین امکانات سیستم مدیریت اسناد:
- قابل استفاده به عنوان آرشیو فنی ، اداری ، مالی و پرسنلی
- قابل استفاده به عنوان کتابخانه الکترونیک
- پشتیبانی از نمایش بیش از 200 فرمت فایل
- امکان ثبت اسناد با فرمت های مختلف
- سازگار با اسکنرهای اتوماتیک برای ذخیره در بانک اطلاعاتی
- دسته بندی اسناد در چندین سطوح
- جستجوی ساده و پیشرفته متناسب با اطلاعات جانبی هر سند
- کارایی و امنیت بالا