سیستمهای تلفنی تحت شبکه و چگونه کار می کند؟
تلفن تحت شبکه که با نامهای تلفن IP یا سیستم تلفنی تحت شبکه نیز شناخته میشود، نسل جدیدی از سیستمهای ارتباطی است که عملکردی متفاوت و پیشرفتهتر نسبت به تلفنهای سنتی دارد.
در این نوع سیستمها، انتقال صدا بهجای خطوط آنالوگ و شبکه PSTN، از طریق بستر شبکه و اینترنت انجام میشود.
سیستمهای تلفنی تحت شبکه برای برقراری ارتباط صوتی از فناوری VoIP (Voice over IP) استفاده میکنند. این فناوری امکان ارسال و دریافت صدا را بهصورت دادههای دیجیتال فراهم میکند و به همین دلیل، وابستگی به خطوط تلفن سنتی را بهطور کامل از بین میبرد.
در واقع، با استفاده از سیستم تلفنی IP، صدا در شبکه تبدیل به بستههای اطلاعاتی شده و از طریق شبکه داخلی (LAN) یا اینترنت منتقل میشود. همین موضوع باعث افزایش کیفیت تماسها، کاهش هزینهها و انعطافپذیری بیشتر در ارتباطات سازمانی میشود.
معرفی تلفنهای تحت شبکه در سیستمهای تلفنی VoIP
آنجا که تلفنهای آیپی بدون فناوری VoIP قابل استفاده نیستند، معمولاً با نام تلفن ویپ نیز شناخته میشوند. این تلفنها از نظر ظاهری تفاوت زیادی با تلفنهای معمولی ندارند، اما از نظر فناوری و عملکرد، بسیار پیشرفتهتر هستند. تلفنهای تحت شبکه مانند هر فناوری دیگری دارای مزایا و محدودیتهایی هستند. در ادامه با مفهوم تلفن تحت شبکه و مزایای آن آشنا میشویم.
تلفن تحت شبکه چیست و چگونه در سیستمهای تلفنی تحت شبکه کار میکند؟
تلفن تحت شبکه یا IP Phone به دستگاهی گفته میشود که برای راهاندازی و استفاده باید به یک شبکه کامپیوتری متصل شود. این تلفنها در سیستمهای تلفنی تحت شبکه (VoIP) به کار میروند و از طریق بستر شبکه IP مانند اینترنت، امکان برقراری تماس و انتقال صدا و تصویر را فراهم میکنند. در این سیستمها، صدا بهصورت دیجیتال و با استفاده از پروتکل SIP منتقل میشود و برخلاف تلفنهای سنتی، نیازی به خطوط آنالوگ وجود ندارد.
مزایای استفاده از سیستمهای تلفنی تحت شبکه
تلفنهای تحت شبکه مزایای متعددی دارند که باعث شدهاند به انتخابی مناسب برای شرکتها و سازمانها تبدیل شوند.
نصب سریع و آسان در سیستمهای تلفنی تحت شبکه
تلفنهای آیپی پس از اتصال به شبکه، تنظیمات موردنیاز را بهصورت خودکار از سانترال تحت شبکه یا IP PBX دریافت میکنند. این موضوع باعث صرفهجویی در زمان راهاندازی شده و خطاهای احتمالی در تنظیمات را کاهش میدهد.
عدم نیاز به کابلکشی مجدد در سیستمهای تلفنی تحت شبکه
در سازمانهایی که دارای شبکه داخلی (LAN) هستند، میتوان تلفنهای تحت شبکه را بدون کابلکشی جدید و با همان کابلهای شبکه موجود راهاندازی کرد. به همین دلیل، اغلب تلفنهای آیپی دارای دو پورت شبکه برای اتصال همزمان تلفن و کامپیوتر هستند.
کیفیت صدای بالا در سیستمهای تلفنی تحت شبکه
در سیستمهای تلفنی سنتی، نویز و افت کیفیت صدا رایج است. اما در سیستمهای تلفنی تحت شبکه، انتقال صدا بهصورت دیجیتال انجام میشود و کیفیت تماس بهمراتب بالاتر است. همچنین این تلفنها میتوانند متناسب با پهنای باند شبکه، کیفیت مکالمه را بهصورت خودکار تنظیم کنند.
انعطافپذیری و جابهجایی آسان در سیستمهای تلفنی تحت شبکه
در صورت تغییر محل کار یا جابهجایی کاربران در داخل سازمان، کافی است تلفن آیپی به یک پورت شبکه جدید متصل شود. شماره داخلی و تنظیمات بدون تغییر باقی میماند و نیازی به پیکربندی مجدد وجود ندارد.
امکانات متنوع در سیستمهای تلفنی تحت شبکه
تلفنهای تحت شبکه دارای امکانات سختافزاری و نرمافزاری متنوعی هستند که مدیریت تماسها و ارتباطات سازمانی را سادهتر و حرفهایتر میکنند.
امکانات تلفنها در سیستمهای تلفنی تحت شبکه
تلفنهای مورد استفاده در سیستمهای تلفنی تحت شبکه، امکانات متنوعی را در اختیار کاربران قرار میدهند که مدیریت تماسها و ارتباطات سازمانی را سادهتر و حرفهایتر میکند.
دفترچه تلفن، لیست سیاه و گزارش تماسها از امکانات اصلی این تلفنها به شمار میآیند و امکان مدیریت تماسهای ورودی و خروجی را فراهم میکنند.
در سیستمهای تلفنی تحت شبکه این قابلیت وجود دارد که چندین شماره داخلی از طریق یک تلفن مدیریت و پاسخ داده شود که برای واحدهای اداری و پشتیبانی بسیار کاربردی است.
امکان برگزاری کنفرانس صوتی یکی دیگر از قابلیتهای مهم تلفنهای تحت شبکه است که ارتباط همزمان بین چند کاربر را بدون نیاز به تجهیزات جانبی فراهم میکند.
قابلیتهایی مانند انتظار مکالمه، ارسال و انتقال تماس باعث میشود مدیریت تماسها با انعطافپذیری بیشتری انجام شود و کاربران بتوانند تماسها را به شکل بهینه هدایت کنند.
تلفنهای تحت شبکه از امکاناتی مانند ارسال پیام کوتاه، صندوق صوتی و اطلاعرسانی پیام نیز پشتیبانی میکنند که نقش مهمی در بهبود پاسخگویی سازمانی دارد.
مدیریت و پیکربندی تنظیمات این تلفنها معمولاً از طریق پنل تحت وب انجام میشود که امکان کنترل و اعمال تغییرات را بهصورت متمرکز و ساده فراهم میکند.
معایب تلفنها در سیستمهای تلفنی تحت شبکه
در کنار مزایا، سیستمهای تلفنی تحت شبکه دارای محدودیتهایی هستند که پیش از انتخاب و پیادهسازی باید به آنها توجه شود.
وابستگی به شبکه و اینترنت
تلفنهای تحت شبکه برای عملکرد صحیح نیازمند اتصال پایدار به شبکه هستند. در صورت بروز اختلال در شبکه یا اینترنت، کیفیت تماس کاهش یافته یا ارتباط بهطور کامل قطع میشود. البته این موضوع با استفاده از تجهیزات شبکه مناسب و اینترنت پایدار تا حد زیادی قابل کنترل است.
کیفیت صدا وابسته به زیرساخت شبکه
برخلاف تلفنهای سنتی که کیفیت ثابتی دارند، کیفیت تماس در سیستمهای تلفنی تحت شبکه به وضعیت شبکه و پهنای باند بستگی دارد. در شبکههای ضعیف یا شلوغ ممکن است افت کیفیت یا تأخیر در صدا ایجاد شود.
نیاز به آموزش کاربران
به دلیل تنوع امکانات و قابلیتها، استفاده بهینه از تلفنهای تحت شبکه نیازمند آموزش اولیه کاربران است. در برخی سازمانها، عدم آشنایی کاربران میتواند باعث استفاده نادرست از امکانات شود.
نیاز به تجهیزات و زیرساخت تخصصی
راهاندازی سیستمهای تلفنی تحت شبکه نیازمند تجهیزاتی مانند تلفنهای آیپی، سرور یا سانترال تحت شبکه و تجهیزات شبکه مناسب است که ممکن است در ابتدای کار هزینهبر باشد.
محدودیتهای سیستمهای تلفنی تحت شبکه
در کنار مزایا، سیستمهای تلفنی تحت شبکه دارای محدودیتهایی نیز هستند که آشنایی با آنها پیش از انتخاب این فناوری اهمیت زیادی دارد. در ادامه به مهمترین محدودیتهای تلفنهای تحت شبکه اشاره میکنیم.
وابستگی به شبکه
تلفنهای آیپی برای عملکرد صحیح، وابسته به شبکه IP هستند. در صورتی که اینترنت یا شبکه داخلی دچار قطعی یا اختلال شود، امکان برقراری تماس با این تلفنها کاهش یافته یا بهطور کامل از بین میرود.
وابستگی به برق
برخلاف تلفنهای سنتی که برق مورد نیاز خود را از طریق کابل مخابراتی دریافت میکنند، تلفنهای تحت شبکه برای روشن شدن به برق شهری نیاز دارند. به همین دلیل، در صورت قطع برق، عملکرد این تلفنها نیز متوقف میشود.
البته بسیاری از تلفنهای آیپی از قابلیتی به نام PoE پشتیبانی میکنند که به آنها اجازه میدهد برق مورد نیاز خود را از طریق کابل شبکه یا سوئیچهای PoE دریافت کنند. همچنین در برخی سازمانها استفاده از برق اضطراری یا UPS میتواند این وابستگی را تا حد زیادی برطرف کند.
انواع تلفن در سیستمهای تلفنی تحت شبکه
تلفنهای مورد استفاده در سیستمهای تلفنی تحت شبکه در مدلها و دستهبندیهای مختلفی عرضه میشوند که هرکدام متناسب با نوع کاربرد و نیاز سازمان قابل انتخاب هستند.
تلفن تحت شبکه باسیم
تلفنهای باسیم تحت شبکه یکی از رایجترین و پرکاربردترین انواع تلفنها در سیستمهای تلفنی تحت شبکه محسوب میشوند و در بیشتر سازمانها، شرکتها و مراکز اداری مورد استفاده قرار میگیرند.
اتصال این تلفنها به شبکه IP از طریق کابل شبکه (LAN) و پورت RJ45 انجام میشود. پس از اتصال به شبکه، تلفن آیپی بهصورت خودکار با مرکز تلفن تحت شبکه (IP PBX) ارتباط برقرار کرده و تنظیمات لازم مانند شماره داخلی و تنظیمات تماس را دریافت میکند. این موضوع باعث میشود فرآیند راهاندازی و نصب تلفنها بسیار سریع و بدون پیچیدگی باشد.
یکی از مهمترین مزایای تلفنهای باسیم تحت شبکه، پایداری بالای ارتباط است. از آنجایی که ارتباط از طریق کابل شبکه برقرار میشود، احتمال افت کیفیت، قطع صدا یا اختلالهای ناشی از نویز و تداخل بسیار کمتر از مدلهای بیسیم است. به همین دلیل این تلفنها گزینهای قابل اعتماد برای تماسهای سازمانی، پشتیبانی مشتریان و مکالمات طولانیمدت محسوب میشوند.
بسیاری از تلفنهای باسیم آیپی دارای دو پورت شبکه هستند که به کاربر این امکان را میدهد تا کامپیوتر و تلفن بهصورت همزمان و از طریق یک پریز شبکه به شبکه متصل شوند. این ویژگی باعث کاهش نیاز به کابلکشی مجدد و سادهتر شدن زیرساخت شبکه میشود.
همچنین بیشتر مدلهای تلفنهای باسیم تحت شبکه از قابلیت PoE (Power over Ethernet) پشتیبانی میکنند. در این حالت، تلفن میتواند برق مورد نیاز خود را از طریق همان کابل شبکه و با استفاده از سوئیچهای PoE دریافت کند. این قابلیت باعث کاهش وابستگی به آداپتور برق جداگانه و افزایش مرتببودن فضای کاری میشود.
بهطور کلی، تلفنهای تحت شبکه باسیم به دلیل کیفیت صدای پایدار، امنیت بالاتر، نصب آسان و سازگاری مناسب با زیرساخت شبکه سازمانی، انتخابی ایدهآل برای محیطهای اداری و حرفهای هستند.
تلفنهای تحت شبکه بیسیم (Wireless IP Phones)
تلفنهای بیسیم تحت شبکه یکی از گزینههای پرکاربرد در سیستمهای تلفنی تحت شبکه هستند و معمولاً در محیطهایی استفاده میشوند که نیاز به جابهجایی کاربر وجود دارد. این تلفنها بدون اتصال فیزیکی ثابت به کابل شبکه کار میکنند و به کاربر آزادی حرکت بیشتری در محیط کاری میدهند.
بهطور کلی، تلفنهای تحت شبکه بیسیم به دو دسته اصلی تقسیم میشوند که هرکدام ویژگیها و کاربردهای خاص خود را دارند.
تلفن تحت شبکه بیسیم با قابلیت Wi‑Fi
در این نوع تلفن، اتصال به شبکه IP بهصورت مستقیم و از طریق شبکه Wi‑Fi انجام میشود. تلفن آیپی بیسیم با اتصال به اکسسپوینت یا سیستم وایرلس مرکزی، به شبکه داخلی سازمان و مرکز تلفن تحت شبکه (IP PBX) متصل میشود و امکان برقراری تماس را فراهم میکند.
مهمترین مزیت تلفنهای تحت شبکه Wi‑Fi، امکان جابهجایی آزادانه کاربران در محیط کاری است. این ویژگی باعث میشود این تلفنها برای فضاهایی مانند انبارها، فروشگاهها، بیمارستانها و محیطهای بزرگ اداری گزینه مناسبی باشند.
با این حال، عملکرد تلفنهای بیسیم Wi‑Fi به کیفیت و پوشش شبکه بیسیم وابسته است. در صورت ضعیف بودن سیگنال یا تراکم بالای کاربران روی شبکه وایرلس، ممکن است کیفیت مکالمه کاهش پیدا کند یا تأخیر و قطعیهای لحظهای در تماسها ایجاد شود.
همچنین هنگام جابهجایی کاربر بین نقاط مختلف شبکه یا تغییر اکسسپوینت، احتمال بروز اختلال موقت در تماس وجود دارد؛ بهخصوص اگر شبکه بیسیم بهصورت اصولی طراحی و تنظیم نشده باشد. به همین دلیل، استفاده از تلفنهای Wi‑Fi نیازمند زیرساخت وایرلس پایدار و استاندارد است.
بهطور کلی، تلفنهای تحت شبکه بیسیم Wi‑Fi انتخاب مناسبی برای محیطهایی هستند که تحرک بالا اهمیت دارد، اما برای دستیابی به کیفیت مکالمه قابلقبول، باید به طراحی صحیح شبکه بیسیم توجه ویژهای شود.
تلفن تحت شبکه بیسیم با قابلیت DECT
واژه DECT مخفف عبارت
Digital Enhanced Cordless Telecommunications
و به معنای «ارتباطات بیسیم دیجیتال پیشرفته» است.
تلفنهای DECT یکی از انواع تلفنهای بیسیم در سیستمهای تلفنی تحت شبکه هستند که برای برقراری ارتباط میان تلفن و دستگاه مادر (Base Station) از استاندارد DECT استفاده میکنند. در این ساختار، تلفن بهصورت بیسیم و از طریق DECT به دستگاه مادر متصل میشود و دستگاه مادر نیز از طریق کابل شبکه، ارتباط خود را با شبکه IP و مرکز تلفن تحت شبکه برقرار میکند.
این نوع تلفنها معمولاً پایداری ارتباط بالاتری نسبت به مدلهای Wi‑Fi دارند، زیرا برای مکالمه از باند فرکانسی اختصاصی DECT استفاده میکنند و تحت تأثیر شلوغی شبکه وایرلس قرار نمیگیرند.
با این حال، تلفنهای DECT دارای محدودیتهایی هستند. هر دستگاه مادر تنها از تعداد مشخصی تلفن بیسیم پشتیبانی میکند و همچنین محدوده پوششدهی آن محدود است. برای محیطهای بزرگ، ممکن است نیاز به استفاده از چند Base Station یا سیستمهای DECT پیشرفته باشد.
برخی از تلفنهای DECT تحت شبکه از طریق اینترنت و VoIP کار میکنند که این موضوع باعث کاهش قابل توجه هزینههای ارتباطی در شرکتها و سازمانها میشود.
بهطور کلی، تلفنهای DECT گزینهای مناسب برای محیطهایی هستند که تحرک کاربران اهمیت دارد و در عین حال کیفیت و پایداری تماس در اولویت است.
تلفن تحت شبکه USB
تلفنهای USB یکی دیگر از انواع تلفنهای تحت شبکه هستند که اتصال آنها از طریق پورت USB به کامپیوتر انجام میشود و نیازی به کابل شبکه یا اتصال مستقیم به LAN ندارند.
در این مدل، تلفن بهعنوان یک سختافزار جانبی عمل کرده و تماسها از طریق نرمافزار مرکز تلفن یا کلاینت VoIP روی کامپیوتر مدیریت میشوند. تلفنهای USB بیشتر برای کاربران محدود، اپراتورها یا کاربریهای خاص استفاده میشوند و بهدلیل سادگی در نصب، گزینهای اقتصادی محسوب میشوند.
تلفن نرمافزاری (Softphone)
تلفنهای نرمافزاری یا Softphone نسخه نرمافزاری تلفنهای تحت شبکه هستند که روی کامپیوتر، لپتاپ یا موبایل نصب میشوند و برای استفاده از آنها نیازی به سختافزار تلفن آیپی وجود ندارد.
این نوع تلفنها از طریق اینترنت و پروتکل VoIP به مرکز تلفن متصل میشوند و امکاناتی مانند برقراری تماس، انتقال تماس و کنفرانس صوتی را فراهم میکنند.
از معروفترین نرمافزارهای Softphone میتوان به Linkus، 3CX، Eyebeam و Zoiper اشاره کرد.
Softphoneها بهخصوص برای دورکاری، تیمهای فروش و پشتیبانی غیرحضوری گزینهای بسیار کاربردی هستند.
کاربریهای مختلف تلفن تحت شبکه
تلفنهای تحت شبکه با توجه به نوع استفاده و نیاز کاربران، در مدلهای مختلفی طراحی و عرضه میشوند.
تلفنهای کارشناسی
این تلفنها دارای قیمت مناسبتر و امکانات پایه هستند و برای کارمندان عادی و کاربران داخلی سازمان مناسب میباشند.
تلفنهای اپراتوری
این مدلها برای منشیها، اپراتورها و کارشناسان مرکز تماس طراحی شدهاند و معمولاً به کلیدهای دسترسی سریع، نمایشگر بزرگ و مدیریت آسان داخلیها مجهز هستند.
تلفنهای مدیریتی
تلفنهای مدیریتی برای مدیران شرکتها و سازمانها مناسب هستند و علاوه بر امکانات پیشرفته، از طراحی زیباتر و کیفیت ساخت بالاتری برخوردارند.
تلفن تصویری (Video Phone)
تلفنهای تصویری امکان برقراری تماس و کنفرانس تصویری را درون سازمان یا بین شعب مختلف فراهم میکنند و معمولاً در شرکتهای بزرگ و سازمانهای مدرن مورد استفاده قرار میگیرند.
تجهیزات جانبی تلفنهای تحت شبکه
برای افزایش کارایی تلفنهای تحت شبکه، تجهیزات جانبی متنوعی نیز وجود دارد.
ماژول توسعه (Expansion Module)
ماژول توسعه به تلفنهای آیپی متصل میشود و امکان شمارهگیری سریع داخلیها را فراهم میکند. پیش از استفاده، باید بررسی شود که تلفن آیپی موردنظر از این ماژول پشتیبانی میکند.
هدست
هدستها بیشتر در منشیها و مراکز تماس استفاده میشوند و شامل گوشی و میکروفن هستند که روی سر قرار میگیرند. استفاده از هدست باعث افزایش سرعت پاسخگویی و کاهش خستگی کاربران میشود.
جمعبندی سیستمهای تلفنی تحت شبکه
سیستمهای تلفنی تحت شبکه بهعنوان یکی از راهکارهای نوین ارتباطی، جایگزین مناسبی برای تلفنهای سنتی در سازمانها و کسبوکارها محسوب میشوند. این سیستمها با استفاده از بستر شبکه و اینترنت، امکان برقراری تماس با کیفیت بالا، مدیریت متمرکز و کاهش هزینههای ارتباطی را فراهم میکنند.
تلفنهای تحت شبکه در مدلها و انواع مختلفی مانند باسیم، بیسیم (Wi‑Fi و DECT)، USB و نرمافزاری (Softphone) عرضه میشوند که هرکدام متناسب با نیاز کاربران و شرایط محیط کاری قابل انتخاب هستند. همچنین وجود مدلهای متنوع از نظر کاربری مانند کارشناسی، اپراتوری، مدیریتی و تصویری باعث میشود سازمانها بتوانند دقیقتر و بهینهتر تجهیزات ارتباطی خود را انتخاب کنند.
در کنار مزایایی مانند انعطافپذیری بالا، امکانات پیشرفته و نصب آسان، سیستمهای تلفنی تحت شبکه دارای محدودیتهایی نظیر وابستگی به شبکه و برق هستند که با طراحی صحیح زیرساخت، استفاده از تجهیزات شبکه مناسب و بهرهگیری از قابلیتهایی مانند PoE و برق اضطراری میتوان این چالشها را تا حد زیادی مدیریت کرد.
در نهایت، انتخاب صحیح سیستم تلفنی تحت شبکه و نوع تلفن مورد استفاده، نقش مهمی در افزایش بهرهوری سازمان، بهبود پاسخگویی و کاهش هزینههای ارتباطی دارد. بررسی نیاز واقعی کسبوکار و انتخاب راهکار متناسب، کلید موفقیت در پیادهسازی این سیستمها خواهد بود.
